学籍档案的管理制度（通用5篇）
第一章总则
第一条为维护成人高等学历教育正常的教学秩序，培养德、智、体全面发展的社会主义事业建设者，加强学生学籍管理，保障学生身心健康和合法权益，根据省教育厅颁布的《内蒙古自治区成人高等学校学生学籍暂行管理规定》，并参照教育部《普通高等学校学生管理规定》，结合我校的实际情况，制定本规定。
第二条学籍管理工作应当认真贯彻执行党的教育方针，严格管理，不断提高教育、教学质量，保证培养目标的实现，使毕业生达到高等学校同层次、同类专业毕业生的相应水平。应当把健全管理制度同加强思想教育相结合，做好教育和管理工作。
第三条成人高等学历教育的学生应当有坚定正确的政治方向，热爱社会主义祖国，拥护中国共产党的领导，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，确立在中国共产党领导下走中国特色社会主义道路、实现中华民族伟大复兴的共同理想和信念；应当树立爱国主义思想，具有团结统一、爱好和平、勤劳勇敢、自强不息的精神；应当具有为国家富强和人民富裕而艰苦奋斗的精神；应当自觉遵守宪法、法规、校规校纪，有良好的道德品质和文明风尚；应当勤奋学习，努力掌握现代科学文化知识；应当积极锻炼身体，具有健康体魄。
第二章学生的权利与义务
第四条学生在校期间依法享有下列权利：
（一）参加学校教育教学计划安排的各项活动，使用学校提供的教育教学资源；
（二）参加社会服务、勤工助学，在校内组织、参加学生团体及文娱体育活动；
（三）在思想品德、学业成绩等方面获得公正评价，完成学校规定的学业后，获得相应的学历证书，符合相关规定，获得相应的学位证书；
（四）对学校给予的处分或者处理有异议，向学校、教育行政部门提出申诉；对学校、教职员工侵犯人身权、财产权等合法权益，提出申诉或者依法提起诉讼；
（五）法律、法规规定的其他权利。
第五条学生在校期间依法履行下列义务：
（一）遵守宪法、法律、法规；
（二）遵守学校管理制度；
（三）努力学习，完成规定学业；
（四）按规定缴纳学费及有关费用；
（五）遵守学生行为规范，尊敬师长，养成良好的思想品德和行为习惯；
（六）法律、法规规定的其他义务。
第三章入学与注册
第六条按国家、省教育行政部门关于成人高等教育招生规定，由我校录取的新生（包括函授、夜大、脱产），必须持录取通知书及入学须知规定的有关证件，在规定的时间及地点办理入学报到手续，方能成为正式在籍学生。
第七条因特殊原因不能按期报到者，必须事先请假，请假一般不得超过三十天。请假逾期或者未经请假无故逾期超过两周报到者（除因不可抗力等正当事由外），视为放弃入学资格。
第八条新生入学后，学校在三个月内按照招生规定进行复查。
经复查合格者予以注册，正式取得学籍，发给校徽、学生证。不符合招生条件的，由学校根据具体情节予以处理；
凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者，无论何时，一经查实，取消入学资格；情节恶劣者，报有关部门追究责任。
第九条新生注册后，有正当理由不能就读者，可向学校申请保留学籍，经学校同意后，可办理保留学籍手续。二年内可免试入原专业或同层次相近专业学习。
第十条在籍学生必须于每学期开学前，持学生证在规定的时间内到指定的地点缴费，凭缴费凭证办理注册手续，以取得本学期的学习资格。因故不能按期注册者，应提前办理请假手续或委托他人代为办理，否则以旷课论。
学生未经注册，即为自动中断学籍，不得参加学校的各种教学活动。无故逾期两周不注册者，按自动退学处理。
第四章成绩考核与记载
第十一条成人高等教育学生的成绩考核包括操行考核和学业考核。
第十二条操行考核。应以《高等学校学生行为准则》为主要依据，综合学生的政治思想品德及在校期间的表现进行评定，采用个人小结，师生民主评议的形式进行。
以脱产、夜大形式学习的学生，操行考核由班主任每学年进行一次，考核成绩分为优秀、良好、合格、不合格四级，并将结果及时通知学生本人或单位。学生毕业时，由班主任综合各学年的操行考核和个人小结、师生民主评议等情况，填入《毕业生登记表》，归入学生学籍档案。
以函授形式学习的学生，操行考核由函授站或由函授站委托班主任在毕业前进行，综合个人小结，师生民主评议等情况并填入《毕业生登记表》，归入学生学籍档案。
第十三条学业考核。教学计划开设的所有课程（包括实验、实习、设计等实践性环节）按学期进行考核。学生必须按时参加教学计划规定的所有课程考核。考核成绩记入本人学籍档案。
跨学期的课程应当分学期进行考核，每学期以一门课程记载成绩。单独进行考核的各种实践教学环节以及毕业论文、毕业设计均按一门课程记载。
第十四条课程考核分为考试、考查两种。考试采用百分制评定成绩，考查采用五级制评定成绩。
第十五条课程的考核为考试或考查由教学计划规定。一般以脱产形式学习的学生，每学期考试课程不得少于三门；以夜大、函授形式学习的学生考试课程不得少于二门。
第十六条各门课程的成绩评定以期末考试成绩为主，占60％～70％；平时成绩占30％～40％。成绩评定时，期末考试成绩和平时成绩所占比例应根据课程性质、平时考核的情况确定。
具备平时提问、作业、测验、随堂考查、实验、实作考核条件的考查课程，经批准也可不进行期末考试，而以平时考核成绩综合评定课程成绩。
各类统考课程的成绩，原则上应以卷面成绩为准。
第十七条期末考试可以采用开卷、闭卷、口试、笔试、机考等方式。
第十八条函授学生一般应安排面授前测验，以检查学生的平时自学情况。面授前测验一般安排在每学期面授开始前的1～2天进行，其成绩按10～20%的比例计入课程总成绩。课程考核成绩除统考课程外，由任课教师评定。考核成绩评定后，填入统一印制的记分册，由任课教师签名后连同已批阅的期末试卷一并交学院教务管理部门，保存备查。
学生考核成绩一经上报，不得任意修改。如上报成绩确实有误，或因阅卷错误、评分不当要求更改成绩的，应由任课教师提出并填写《考试成绩更改申请表》，经教务部门核实，报教学主管副院长批准后修改。
学生如对成绩评定有异议，应及时向学院教务管理部门提出书面申请，经学院同意后按有关程序查分。学生不得直接向任课教师查阅试卷。
第十九条考核成绩载入《学生成绩登记卡》。《学生成绩登记卡》一式两份，学生毕业时正本归入学生本人学籍档案，副本归入学校档案室。
第二十条期末考试前应对学生进行考试资格审查，具备条件的方可准予参加期末考试，不具备条件的取消考试（考查）资格。被取消考试资格的学生，该门课程成绩以零分记，并需参加补考或重修。
在一学期内有下列情况之一者，取消学生考试资格：
1、函授学生无故不参加该门课程面授（包括实验、实习）；
2、夜大学生和脱产学生缺席该门课程累计学时超过教学计划规定的三分之一或旷课10学时以上者；
3、缺交该课程习题、测验作业达三分之一者；
4、缺做该课程实验一次或缺交实验报告累计超过全学期总量的三分之一者；
5、恶意不交学费的学生，取消所有课程的考试资格。
第二十一条学生因特殊原因不能按时参加考试者，须在规定时间内持单位证明（因病凭医院证明）向学院或函授站（点）办理申请缓考手续。缓考与补考同时进行，成绩按正常考试评定和记载。成绩不及格者，不再给予补考，但可以申请重修。
补考一般不得再申请缓考。
第二十二条无故或申请缓考未获批准而不参加考试（考查）的为缺考，其成绩按缺考记载，不得参加正常补考。但可视其认识态度，由本人书面申请，经批准后可以重修。
第二十三条学生考核不及格的课程，应参加每学期的正常补考，补考仍不及格者，可申请重修或自学重修后重考，补考成绩以实际得分记。成绩的记载方式为：正考成绩/补考成绩/重考成绩（或毕业前补考成绩）/毕业后补考成绩。重修成绩按新开课程记载，可不反映补考过程。正常补考时间安排在下学期开学2周内或下次面授时进行。
第二十四条学生参加考核时应严格遵守考场纪律，按时独立完成考核。学生考核作弊，该课程成绩以零分记，并注明“作弊”字样，不得参加正常补考；给予留校察看以下处分的学生，经教育表现较好，经本人申请，学院批准，在毕业前给予该课程补考或重修机会。
第二十五条本科学生作弊，除按第二十四条规定处理外，还应取消学士学位授予资格。
第二十六条正常补考不及格、缓考不及格、缺考、考试作弊者按第二十条、第二十一条、第二十二条、第二十三条、第二十四条的规定，经学院批准后重修。
重修分为跟随下一年级重修、单独开班重修和自学重修三种形式。具备条件的应尽可能安排跟随下一年级重修或单独开班重修。
第二十七条每门课程可向学院申请重修一次，重修课程结束后，由学院安排重考。
重考时间根据不同的重修形式安排，跟随下一年级重修、单独开班重修的根据课程情况安排考试时间；自学重修的在补考时进行。毕业班学生重考时间安排在毕业设计（论文）答辩前后进行，特殊情况另行安排时间。
第二十八条为了提倡在校学生良好的学习风气，提高学习成绩，考核已通过的学生，仍可提出申请一次重考。经学院主管部门批准，与正常补考同时进行。成绩记载以考试、重考成绩中的高分记载。
第二十九条学生入学前取得其他经国家教育行政部门批准的普通、成人高等学校或高等教育自学考试同层次、同类专业单科合格的课程，考试成绩的取得时间在五年以内，可申请免修，但主干课程成绩须达80分以上，非主干课程在60分以上。
免修课程的总数不得超过本专业教学计划规定总课程数的百分之四十。
申请免修必须由本人提出，填写免修申请表，并提交相关资料和考试成绩，经成教学院主管部门批准，方能免修。免修课程的成绩按原考核成绩记载，并注明“免修”。
学校可对免修课程进行必要的考核，考核合格者方能免修。
第三十条我校同层次、同类专业的学生，退学、肄业、结业后考入本校学习的，对原已考核成绩合格的课程，可申请免修，成绩按原考核成绩记载，不受第二十八条的限制。
第三十一条学生对教学计划规定的课程，通过各种途径确已掌握，可申请免修考试，免修考试成绩达到70分（中等）以上者，准予免修。免修考试原则上参加上一年级同门课程的考试，也可单独组织考试或参加本班级的考试。免修课程的成绩记载应注明“免修”。申请免修考试的应当在本年级开设该课程的上一学期结束前两周提出。
为进一步规范我校学生档案管理工作，提高我校学生档案管理水平，使我校学生档案管理制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生日常教育管理、毕业、推荐就业等方面的作用，结合我校实际情况，特制定本规定。
一、学生个人档案管理
(一)管理制度
1、学生个人档案的建立。学生个人档案必须按专业、分班级放入专门档案柜中归类管理。
2、档案内容坚持实事求是的原则。档案内容必须确保统计数字的准确，要如实记录学生就读期间的整个成长过程。
3、档案安全日常管理。管理人员要经常做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠，档案处严禁烟火，不准存放易燃易爆物品和食物。
4、专柜保存档案资料，并采取防范措施，避免丢失。
5、档案借阅一般情况只准在档案室内查阅，如需借出，需经领导批准。
6、相关部门应积极配合各种材料的及时收集。
(二)归档范围
1、学生基本信息(包括学生家庭情况，学习经历，党团关系等);
2、学前教育(含军训)、社会实践活动等方面的考核及相关心得和总结;
3、学生各科成绩登记(含操行评定);
4、外出实习的鉴定及总结;
5、班委及学生会工作，参加各种文体活动的情况;
6、奖励或处分材料;
(三)归档材料的收集
1、新生班班主任收集材料新生入学后，在学前教育期间，新生班主任应须如实填写《学生基本信息表》、组织学生认真总结并写学前教育心得(字数不少于400)，于学生外出实习前一并交教务处。
2、驻厂教师收集材料学生外出实习期间，驻厂教师应每月底向教务处上报流失学生名单;学生实习结束前一周向教务处上报返校就读学生名单;如实记录学生的实习情况，完善《学生外出实习鉴定表》，实习结束后交教务处。
3、教学班班主任收集材料
(1)外出学生实习总结;
(2)社会实践活动材料及总结;
(3)获奖材料的复印件、操行评定结果；
(4)班委名单及工作安排;
(5)新增及流失学生情况登记表》。
4、团委收集的材料
(1)参加各种文体活动学生名单及获奖情况;
(2)学生会成员名单及工作安排;
(3)好人好事等先进事迹。
5、政教处收集的材料处分文件及登记表
6、教务处收集的材料
(1)学生平时成绩、学期成绩及补考成绩;
(2)专业技能的考核、技能竞赛活动材料及获奖证书复印件;
(3)新生学籍登记表；
(4)学生转学、转专业、休学、复学、退学等学籍变动登记表；
(5)学籍管理条例的各种文件；
(6)学生毕业证书的印刷编号登记表以上(3)-(6)由赵飞老师提供。
二、学籍号的编制新生入学分班后编列学籍号，学生学籍号由教务处统一编制，学籍号由12位数字组成。
(第一、二、三、四位专业代码前四位;第五、六位为学生入学年份代码，取年份后两位;七、八位为入学月份;第九、十位为班级代码，第十一、十二位为顺序编码。)
三、毕业证的办理及发放
(一)学生应具备的条件学生在学习期间，必须具备以下所有条件，方可办理由教育主管部门验印、颁发的毕业证书：
(1)具有学籍，学生个人档案健全;
(2)学完教学计划规定的全部课程(文化课、专业课等)，成绩应全部合格;
(3)按学校要求顶岗实习，实习成绩合格;
(4)操勤评定合格;
(5)交清学校费用;
(二)办理程序由教务处学籍管理员提供毕业学生名单，交学生个人档案管理人员审核是否符合办理条件，最后经校长签字后方可办理。
(三)毕业证的发放
1、建立毕业生信息登记表;
2、建立毕业证发放台帐;
3、由财务处核实学校各项费用是否交清，经校长签字同意方可发放。
第一章总则
第一条为规范中小学生学籍管理，提高新形势下基础教育科学管理水平，保障适龄儿童、少年受教育的权利，根据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国义务教育法》等有关法律，制订本办法。
第二条本办法适用于我国所有由政府、企业事业组织、社会团体、其他社会组织及公民个人依法举办的小学、初中、普通高中、特殊教育学校、工读学校（以下简称学校）和在这些学校就读的学生（以下简称学生）。
第三条学生学籍管理采用信息化方式，实行分级负责、省级统筹、属地管理、学校实施的管理体制。
国务院教育行政部门宏观指导各地学生学籍管理工作，负责组织建设全国联网的学生电子学籍信息管理系统（以下简称电子学籍系统），制订相关技术标准和实施办法。
省级教育行政部门统筹本行政区域内学生学籍管理工作，制订本省（区、市）学籍管理实施细则，指导、监督、检查本行政区域内各地和学校学生学籍管理工作；按照国家要求建设电子学籍系统运行环境和学生数据库，确保正常运行和数据交换；作为学籍主管部门指导其直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。
地（市）级教育行政部门负责指导、督促县级教育行政部门认真落实国家和本省（区、市）关于学生学籍管理的各项规定和要求；作为学籍主管部门指导其直管学校的学籍管理工作并应用电子学籍系统进行相应管理。
县级教育行政部门具体负责本行政区域内学校的学生学籍管理工作；应用电子学籍系统进行相应管理；督促学校做好学生学籍的日常管理工作。
学校负责学籍信息收集、汇总、校验、上报，应用电子学籍系统开展日常学籍管理工作，确保信息真实、准确、完整。
第二章学籍建立
第四条
学生初次办理入学注册手续后，学校应为其采集录入学籍信息，建立学籍档案，通过电子学籍系统申请学籍号。
学籍主管部门应通过电子学籍系统及时核准学生学籍。
第五条学籍号以学生居民身份证号为基础生成，一人一号，终身不变。学籍号具体生成规则由国务院教育行政部门另行制订。
逐步推行包含学生学籍信息的免费学生卡。
第六条学校不得以虚假信息建立学生学籍，不得重复建立学籍。学籍主管部门和学校应利用电子学籍系统进行查重。
学籍管理实行"籍随人走"。除普通学校接收特殊学校学生随班就读、特殊教育学校、工读学校外，学校不接收未按规定办理转学手续的学生入学。残疾程度较重、无法进入学校学习的学生，由承担送教上门的学校建立学籍。
第七条学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案。
学生学籍档案内容包括：
一、学籍基础信息及信息变动情况；
二、学籍信息证明材料（户籍证明、转学申请、休学申请等）；
三、综合素质发展报告（含学业考试信息、体育运动技能与艺术特长、参加社区服务和社会实践情况等）；
四、体质健康测试及健康体检信息、预防接种信息等；
五、在校期间的获奖信息；
六、享受资助信息；
七、省级教育行政部门规定的其他信息和材料。
学籍基础信息表由国务院教育行政部门统一制订。
第八条学籍档案分为电子档案和纸质档案。电子档案纳入电子学籍系统管理，纸质档案由学校学籍管理员负责管理。
逐步推进学籍档案电子化，同时保留必要的纸质档案。
第九条学生转学或在基础教育阶段升学时，学籍档案应当转至转入学校或升入学校，转出学校或毕业学校应保留电子档案备份，同时保留必要的纸质档案复印件。学生最后终止学业的学校应当归档永久保存学生的学籍档案，或按相关规定办理。
学校合并的，其学籍档案移交并入的学校管理。
学校撤销的，其学籍档案移交县级教育行政部门指定的单位管理。
第十条如学生父母或其他监护人提出修改学生基础信息的，凭《居民户口簿》或其他证明文件向学校提出申请，并附《居民户口簿》复印件或其他证明复印件，由学校核准变更学籍信息，并报学籍主管部门核准。
第三章学籍变动管理
第十一条各学段各类学籍变动的具体条件和要求由省级教育行政部门根据国家法律法规和当地实际统筹制定。
第十二条正常升级学生的学籍信息更新，由电子学籍系统完成。
第十三条学生学籍信息发生变化，学籍进行转接或学生毕业（结业、肄业）时，学校应及时维护电子学籍系统中的有关信息，并将证明材料归入学生学籍档案。学籍主管部门应及时对学生学籍变动信息进行更新。
第十四条学生转学或升学的，转入学校应通过电子学籍系统启动学籍转接手续，转出学校及双方学校学籍主管部门予以核办。
转入、转出学校和双方学校学籍主管部门应当分别在10个工作日内完成学生学籍转接。
第十五条学生办理学籍转接手续后，转出学校应及时转出学籍档案，并在1个月内办结。
第十六条学生转学或升学后，转入学校应当以收到的学籍档案为基础为学生接续档案。
第十七条特教学校学生转入普通学校随班就读，或普通学校随班就读残疾学生转入特教学校就读的，其学籍可以转入新学校，也可保留在原学校。
进入工读学校就读的学生，其学籍是否转入工读学校，由原学校与学生的父母或其他监护人商定。
第十八条省（区、市）直管学校、设区的市直管学校学生的转入转出情况，由学校每学期书面告知所在地县（区）教育行政部门。
第十九条学生休学由父母或其他监护人提出书面申请，学校审核同意后，通过电子学籍系统报学籍主管部门登记。复学时，学校应及时办理相关手续。
学生休学期间学校应为其保留学籍。
第二十条学生到境外就读的，应当凭有效证件到现就读学校办理相关手续。回到境内后仍接受基础教育的，应接续原来的学籍档案。
第二十一条学生死亡，学校应当凭相关证明在10个工作日内通过电子学籍系统报学籍主管部门注销其学籍。
第二十二条学校应将义务教育阶段学生辍学情况依法及时书面上报当地乡镇人民政府、县级教育行政部门和学籍主管部门，在义务教育年限内为其保留学籍，并利用电子学籍系统进行管理。
义务教育阶段外来务工人员随迁子女辍学的，就读学校的学籍主管部门应于每学期末将学生学籍档案转交其户籍所在地县（区）教育行政部门。
第四章保障措施
第二十三条地方教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件，配备或指定学籍管理员，完善管理制度，建立工作机制。
对学籍管理员当实行先培训后上岗，并保持相对稳定。各级学籍管理员的基本信息须报送上一级教育行政部门。
第二十四条地方教育行政部门和学校应当每学期复核学生学籍，确保学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。
第二十五条各级教育行政部门和学校要建立严格的保密制度。非经学籍主管部门书面批准，学籍信息一律不得向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。
第二十六条教育行政部门违反本办法的规定，由上一级教育行政部门责令改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法处理。
第二十七条学校违反本办法的规定，有下列情形之一的，由主管部门责令改正；情节严重的，依法追究校长和相关人员责任：
一、不为已接收学生建立学籍档案的；
二、以虚假信息建立学籍或学籍档案的；
三、不及时把学籍变动信息纳入学籍档案的；
四、不及时报告义务教育阶段学生辍学情况的；
五、接收学生不为其办理转学手续的；
六、不按规定为学生转接学籍档案的；
七、泄露或非法使用学生学籍信息的；
八、违反本办法规定的其他行为。
第五章附则
第二十八条学校的外籍学生和港澳台学生学籍管理，参照本办法执行。
第二十九条省级教育行政部门应制订或完善实施细则。
一、贯彻落实《中华人民共和国教育法》，严格执行甘肃省教育厅下发《关于学籍管理暂行办法》和学校的相关规定，认真做好学籍管理工作。
二、学校设立专门的学籍资料管理人员和学籍资料电脑管理员，负责处理学籍资料的整理、归类和输入电脑，进行数据处理。
三、学校设立一个独立的'学籍资料档案室，该档案室是贮存各种学籍资料文件、各年级学生学籍档案的重要场所，任何人未经教导处领导或学籍资料管理员允许，不得翻阅各种文件和资料，以确保文件和资料的保密性。
四、所有学籍管理文件、资料的入档、保管、借出由管理人员负责，每学期必须进行一次全面清查、整理，以确保文件资料的系统、完整。
五、各种学籍管理文件、资料和学生档案资料原则不外借阅;需要借阅的文件、资料，应由主管领导批准后，办理借阅手续并按时归还。
六、各类学籍管理文件、资料应按类合理放置，做到整齐、易查找。如有丢失，应及时报告，并补回。
七、加强管理，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全工作。
八、做好重要文件的保密工作。
一、学生学籍档由班主任负责填写，学籍栏目必须按要求填写，书写工整，无墨迹。
二、学校操行评语要全面、具体、明确，富有教育和鼓励性。
三、学生操行的评定由班主任在期末进行，用书面形式写出评语，报教务处审批后方可填入学籍档案。
四、学生操行评定要依照《中学生守则》、《中学生日常行为规范》，对学生的思想品德、学习、劳动、文体、社会等方面的表现概括地反映实际表现及特点，不可千篇一律没有特色。
五、评语要有利于发展学生的个性和创造精神，不得单纯以分数的高低、听话的程度来论优劣，决不能在评价学生时掺杂个人的私念。
六、评定要中肯，宽严恰当，实事求是，以肯定成绩为主，缺点中指出主要的，并指出努力方向。
七、学籍档由教务处统一负责管理，如实填写，按时上交，不得拖拉。
一、立卷归档制度
1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。
2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。
6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：
1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟，工作人员离开档案室时，要关闭门窗，切断电源。
3、档案室内要经常进行通风，打扫，保持清洁干燥，按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐，分类存放，每年清库查对档案一次，确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续，做到调卷登记，还卷注销。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计：
1、建立档案统计台帐，对收进、移出的档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表，提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交：
1、成立档案鉴定工作小组。
2、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本单位保管期限表，定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定，准确地判定档案的存毁。
3、销毁无保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见。登记造册，经单位领导人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。